Podcast #109: Was Unternehmen falsch machen – und HVs ausbaden müssen

Vertrieb neu denken: Wie Handelsvertretungen mit System richtig durchstarten mit Ralf Behnke

Mit Episode 109 des HVH Talk widmen wir uns dem Zusammenspiel von Digitalisierung und Handelsvertretung. Ralf Behnke, Gründer der Umsatzagentur, zeigt, wie Vertrieb mit Handelsvertretern funktioniert – wenn die richtigen Prozesse, Systeme und Strukturen greifen. Sein Team begleitet Mittelständler auf dem Weg zu einem skalierbaren Handelsvertretermodell und prüft messerscharf, ob ein Unternehmen bereit ist, in diese Partnerschaft zu investieren.

✅ Die 5 Key-Takeaways aus der Folge

• Ohne Prozesse kein Erfolg: 50 % der Vertriebskooperationen scheitern an fehlenden Rahmenbedingungen.
• CRM ist Pflicht, nicht Kür: Ein zentrales Tool für Kommunikation, Planung und Auswertung ist unverzichtbar.
• Struktur schlägt Sympathie: Erfolgreiche Handelsvertreter arbeiten hochgradig systematisiert – selbst als One‑Man‑Show.
• Das richtige Setup entscheidet: Gebietsschutz, Provisionsmodelle und Ansprechpartner müssen vorher klar definiert sein.
• Vertrieb ist strategisch: Wer einfach loslegt, verliert am Ende Zeit, Geld und Vertrauen.

🧩 Der größte Fehler: Handelsvertretung ohne System

Ralf Behnke formuliert es klar: „Viele glauben, sie können Handelsvertreter nebenbei managen. Ohne Struktur, ohne Tools, ohne klare Regeln. Das funktioniert in über 50 % der Fälle nicht.“
Zu viele Unternehmen starten ohne:

• saubere Vertragsgrundlagen
• klare Gebietszuteilungen
• eindeutige Provisionsmodelle
• ein zentrales System zur Besuchs‑ und Leadplanung

„Und dann heißt es: Der Handelsvertreter hat nichts gebracht – dabei wurde ihm nie das passende Setup gegeben.“

🛠️ CRM-Systeme: Unverzichtbar für produktive Zusammenarbeit

Viele Mittelständler arbeiten immer noch mit Excel-Listen oder ERP-Kommentaren. „Ich frage nach einem CRM und bekomme eine Tabelle – dann weiß ich: Hier wird es schwierig.“
Für die Zusammenarbeit mit mehreren Handelsvertretern braucht es:

• zentrale Datenhaltung
• transparente Kommunikation
• verlässliches Besuchsmanagement
• auswertbare Kundenhistorien

👉 Tools wie Rhapsody CRM bieten den idealen Rahmen, um internes Team und Außendienstpartner zu vernetzen.

📋 Das Setup entscheidet: Was Unternehmen vorbereiten müssen

Die Umsatzagentur prüft vor jeder Kooperation, ob ein Unternehmen „handelsvertreterfähig“ ist:

• Erstgespräch (kostenfrei): Orientierung zu Produkt, Zielgruppe und Margen.
• Wachstumscheck (kostenpflichtig): Vertriebsanalyse zu Strukturen, Marketingmaterial und Systemlandschaft.
• Handelsvertreter-Handbuch: Digitales Framework mit allen relevanten Infos (Verträge, Gebiete, Ansprechpartner).

„Ohne System kein Erfolg. Und ohne CRM kein System.“ – Ralf Behnke

💡 Digitalisierung im Alltag der Handelsvertretung – Basis, kein Luxus

Ralf unterscheidet zwei Typen: die klassische One‑Man‑Show und die strukturierte Vertriebseinheit. Beide sind erfolgreich, wenn sie digital aufgestellt sind:

• eigene Website mit klarer Positionierung
• saubere CRM-Struktur für Leads, Aktivitäten und Besuchsberichte
• verlässliche Prozesse für die Kommunikation mit Herstellern

„Eine Handelsvertretung mit sauberem Backoffice schlägt jedes große Vertriebsteam.“

🔄 Renaissance der Handelsvertretung – und die Rolle der Systeme

Immer mehr Mittelständler entdecken die Vorteile flexibler, skalierbarer Vertriebspartner – besonders bei technisch erklärungsintensiven Produkten. Gleichzeitig fordern Handelsvertreter heute fachliche Tiefe, digitale Sichtbarkeit und Struktur. Der Engpass ist oft ein fehlendes System auf beiden Seiten.

🚀 Fazit: Handelsvertreter + Systeme = Wachstumshebel

Unternehmen, die Handelsvertreter als strategische Partner sehen und in Tools, Prozesse sowie klare Rahmenbedingungen investieren, gewinnen. Handelsvertreter, die sich digital, strukturiert und spezialisiert positionieren, sind gefragter denn je. Weg vom Zufall, hin zum System – und das funktioniert nur mit dem richtigen CRM.
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